La estructura mínima de control
No necesitas un sistema complejo para empezar, pero sí una estructura consistente. Mantén cuatro bloques: ingresos, gastos, bancos y obligaciones.
| Bloque | Campos mínimos |
|---|---|
| Ingresos | Fecha, cliente, UUID, subtotal, IVA, retenciones, total, fecha de cobro y estatus |
| Gastos | Fecha, proveedor, UUID, concepto, subtotal, IVA, forma de pago y relación con la actividad |
| Bancos | Fecha, referencia, entrada o salida, cuenta y conciliación con CFDI |
| Obligaciones | Periodo, impuesto, fecha límite, estatus, acuse, línea de captura y pago |
1. Controla los ingresos desde la factura
El SAT establece que quienes están obligados a emitir factura deben hacerlo por sus actividades, ingresos o retenciones. El CFDI es un documento digital en formato XML; el PDF es una representación impresa que facilita su lectura. Conserva ambos y registra el UUID para detectar duplicados, cancelaciones o sustituciones.
Para CFDI 4.0, el SAT señala como datos mínimos del receptor RFC, nombre o razón social, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal.
2. No confundas facturado con cobrado
Agrega una columna de fecha de cobro y otra de saldo pendiente. Esto permite identificar facturas expedidas que todavía no se han cobrado, anticipos, pagos parciales y diferencias bancarias. El momento fiscal aplicable debe validarse según impuesto y régimen.
3. Clasifica los gastos antes del cierre
Para cada gasto registra el concepto, proveedor, CFDI, forma de pago y relación con la actividad. Marca por separado:
- Gasto relacionado con la actividad.
- Gasto personal.
- Gasto pendiente de CFDI.
- CFDI con datos incorrectos.
- Pago sin identificar.
La clasificación contable no garantiza por sí sola deducibilidad o acreditamiento. Esos tratamientos deben revisarse conforme a los requisitos aplicables.
4. Concilia bancos contra CFDI
Una conciliación simple debe explicar cada entrada y salida relevante. Las diferencias comunes incluyen transferencias entre cuentas propias, préstamos, reembolsos, comisiones, depósitos sin factura y pagos de clientes aplicados a facturas distintas.
5. Usa una rutina semanal
- Viernes: descarga y clasifica los CFDI de la semana.
- Primer día hábil del mes: cierra bancos del mes anterior.
- Días 2 a 5: corrige CFDI y solicita documentos faltantes.
- Días 6 a 10: concilia ingresos, gastos, IVA y retenciones.
- Antes de la fecha límite: revisa, presenta y conserva evidencia.
6. Archivo mensual recomendado
Crea una carpeta por año y mes. Por ejemplo:
AAAA/
MM-Mes/
01-Ingresos/
02-Gastos/
03-Bancos/
04-Declaraciones/
05-Acuses-y-pagos/
06-Soporte/No guardes contraseñas de e.firma o banca dentro de esa carpeta. Separa credenciales de la documentación operativa.
7. Indicadores de control
- Porcentaje de movimientos bancarios conciliados: objetivo 100%.
- CFDI pendientes de corregir al cierre: objetivo 0.
- Facturas vencidas por cobrar.
- IVA trasladado reservado para pago.
- Declaraciones presentadas antes del vencimiento.
- Número de complementarias por errores evitables.
Checklist antes de entregar información
- Todos los ingresos tienen soporte y estatus de cobro.
- Los gastos personales están separados.
- Los CFDI cancelados o sustituidos están identificados.
- Las retenciones coinciden con los comprobantes.
- Los bancos están conciliados.
- Los acuses del mes anterior están archivados.
Fuentes oficiales consultadas
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